ارائه خدمات برون سپاری
نظرات متفاوتی درباره برون سپاری ( به انگلیسی : Outsourcing ) وجود دارد ، برخی افراد برون سپاری را به عنوان ناجی شرکت می دانند و برخی دیگر به چشم یک تاکتیک مدیریتی غلط به آن نگاه می کنند که باعث از بین رفتن فرصت های شغلی می شود. قبل از برون سپاری در ابتدا باید ارزیابی های لازم را انجام دهید تا متوجه شوید آیا برای شرکت شما مناسب است یا خیر.
برون سپاری به معنی قراردادی بین شما و شرکت دیگر است تا بخشی از وظایف ، عملیات ، کار یا فرایندهای دیگر شرکت شما در مدت زمانی مشخص توسط شرکت دیگر انجام شود.
این فرایند برون سپاری میتواند در محیط شرکت خودتان یا بیرون از آن انجام شود.
البته استخدام یک کارمند موقت به جای کارمندی که به مرخصی زایمان رفته است برون سپاری محسوب نمی شود.
رایج ترین نوع برون سپاری نیروهای کاری هستند که برای کارهای تولیدی به کشورهای مانند هند و چین فرستاده می شوند که به نام برون سپاری برون مرزی شناخته می شوند.
انجام خدمات مشتریان و مراکز پشتیبانی فنی تلفنی و برنامه ریزی کامپیوتری معمولا به شکل برون سپاری انجام می شود ولی خدمات سرایداری و امنیتی کارهایی هستند که اگر به صورت برون سپاری انجام شوند باعث از بین رفتن موقعیت های شغلی در خود شرکت و در نهایت حذف شرکت خواهد شد.
دلایل برون سپاری
برون سپاری میتواند دلایل زیادی داشته باشد که مهم ترین آن ها عبارتند از :
کمبود منابع ضروری یکی از اصلی ترین دلایل برون سپاری است مثلا :
کمبود کارمند و مهندس با دانش کافی برای انجام کارها
کمبود مواد خام از جمله نفت یا مواد معدنی
کمبود نیروی کار با تجربه
برخی از کارهای جانبی همیشه به صورت برون سپاری انجام می شوند. به این ترتیب مدیران میتوانند روی انجام کار اصلی تمرکز بیشتری داشته باشند و به جای تمرکز روی کارهای جانبی روی هسته کار تمرکز می کنند.
مثلا بیمارستان بزرگی که مسائل امنیتی اش را به یک شرکت امنیتی متخصص در این زمینه می سپارد.
هزینه نیروی کار و مواد اولیه در حال افزایش است و شرکت ها برای رقابت مجبورند قیمت ها را پایین نگه دارد ، اگر راهی برای کم کردن هزینه ها با برون سپاری وجود داشته باشد میتوانید آن را مورد بررسی قرار بدید.
از آنجا که نیازهای فصلی و دوره ای در گذر زمان ، کم و زیاد می شوند و نیازهای مختلفی را به شرکت تحمیل میکنند ، هر قرارداد برون سپاری میتوند انعطاف پذیری لازم برای تثبیت این نیازها را فراهم کند. مثلا به جای این که شرکت یک حسابدار دائمی داشته باشد در هنگام حسابرسی های مالیاتی یا حسابرسی توسط مالکان میتواند حسابدار استخدام کند.
شروع برخی از کارها به سرمایه زیادی نیاز دارد ، این هزینه ها میتواند با عقد قرار داد با شرکت های دیگر کاهش پیدا کند.
مثلا شرکت به جای این که برای ساخت سیستم تلفنی در فضای شرکت هزینه کند ، وظیفه پاسخگویی به نیازهای بخش خدمات مشتریهایش را به یک مرکز تلفن می سپارد.
- عملیات فناوری اطلاعات
- شبکه و ارتباط از راه دور
- منابع انسانی و مدیریت بیمه
- حسابداری
- تبلیغات
- امنیت
فواید و مزایای برون سپاری
زمانی که تصمیم به برون سپاری وظایف شرکت می گیرید باید مزایا و معایب آن را بالانس کنید تا دلایل کافی برای برون سپاری پیدا کنید تا در نهایت منجر به صرفه جویی مالی در شرکت شود. مهم ترین مزایای برون سپاری که باید در نظر داشته باشید عبارتند از :
امرزه همه چیز در حال رشد است و باعث مصرف منابع انسانی و مالی شرکت می شود و ممکن است به قیمت ناقص ماندن فعالیتهای اصلی ای که تضمین کننده موفقیت شرکت هستند تمام شود.
برون سپاری فعالیتهای حاشیه ای به شما اجازه میدهد روی فعالیت اصلی شکرت تمرکز کنید بدون این که کیفیت خدمات پشت صحنه سازمان قربانی شود.
کارهای پشت صحنه شرکتها معمولا پیچیده هستند و از آنجایی که برای شرکت اصلی کار غیر خصصی محسوب میشوند بسیار هزینه بر تمام می شوند. بنابراین برون سپاری به یک سازمان متخصص در این زمینه باعث کوچک نگه داشتن اندازه شرکت و کاهش هزینه ها می شود.
به عنوان مثال مطب یک پزشک که قرار است طرح های مختلف بیمه را بپذیرد به جای این که یک نفر را برای رسیدگی به امور به صورت تمام وقت استخدام کند ، بهتر است کار را به شرکتی که در بیمه های پزشکی تخصص دارد برون سپاری کنید.
مثلا زمانی که رشد یک شرکت باعث میشود فضای اداری بیشتری مورد نیازتان باشد و پولی برای افزایش فضای اداری ندارید ، برون سپاری برخی از کارهای ساده نیاز شما را به فضای اداری بیشتر رفع میکند مثلا برون سپاری بازاریابی تلفنی یا ورود داده ها .
بخشهایی از شرکت که از کنترل خارج می شوند یا مدیریت ضعیفی دارند و باعث شده اند هزینه های شرکت از کنترل خارج شود ، گزینه های اول در برون سپاری هستند. به علاوه شرکتی که به آنها برون سپاری می کنید میتواند باعث شود توانایی مدیریت شما بهبود پیدا کند.
مثلا اگر بخش فناوری اطلاعات پروژه های زیادی دارد ولی افراد و بودجه کافی در دسترس ندارید میتوانید با قرارداد برون سپاری باعث شوید که مدیریت بخش اولویت هایش را تغییر دهد و دوباره کنترل این بخش را به دست بگیرید.
شما میتوانید برای کارهای فصلی و دروه ای منابع انسانی انعطاف پذیرتری در اختیار داشته باشید و هنگام اتمام کار ، کنارشان بگذارید.
مثلا بخش حسابداری که در زمان کارهای مالیاتی و حسابرسی سرش شلوغ می شود میتوانید با برون سپری فعالیت های با قرارداد کوتاه مدت ، افراد متخصص بیشتری را به خدمت بگیرید.
زمانی که گردش مالی کارمندان زیاد می شود ، ناهماهنگی ها افزایش پیدا می کند و برون سپار یمیتواند دوام شرکت را افزایش داده و خطر پایین آمدن کیفیت کار شرکت را کاهش دهد.
مثلا اگر در شرکتی مدیر منابع انسانی با مشکل پزشکی مرخصی طولانی گرفته باشد و دستیارهای اجرای او نیز برای مدتی شرکت را ترک کرده باشد بهترین کار برون سپاری بخش منابع انسانی برای کاهش خطر اختلال در کارها است.
اگر پروژه بزرگی به دست گرفته اید که افرد شکرت توانایی انجام آن را ندارند با برون سپاری میتوانید افرادی متخصص برای نیازتان وارد شکرت کنید که همزمان با انجام پروژه به نیروهای خودتان آموزش بدهند.
مثلا اگر میخواهید تجهیزات شرکت را ارتقا بدهید ولی مهندسین شما توانایی لازم برای طراحی تجهیزات و ارتقای آنها ندارد با برونسپاری و به خدمت گرفتن مهندسین جدیددر شرکت ، فرصت لازم برای مهندسین شما برای آموختن توانایی های جدید فراهم می شود.
معایب برون سپاری
باید در نظر داشته باشید با وجود مزایای زیاد برون سپاری ولی معایبی هم وجود دارد و باید مراقب با شید که برون سپاری تاثیر منفی بر کسب و کارتان نگذارد.
زمانی که بخشی از کارتان را به شرکتی دیگر برون سپاری میکنید دیگر کنترلی روی آن بخش از کار ندارید . ممکن است شرکت جدید استانداردهایی که برای شما مهم است را در نظر نگیرد و فقط به دنبال سود بردن از مشارکت با شما باشد.
زمانی که قرارداد برون سپاری را امضا میکنید و جزئیات خدمات مورد نیازتان را مشخص میکنید مجبورید برای هر کدام هزینه ای پرداخت کنید و همینطور باید وکیلی استخدام کنید تا جزئیات قرار داد را برایتان بررسی کند . اگر شرکتی که قصد همکاری با شما دارد از قبل قرارداد را آماده کرده باشد شما در هنگام شروع مذاکرات در نقطه ضعف قرار خواهید گرفت.
اطلاعات یک شرکت مانند خونی است که در رگهای شما جریاد دارد ، اگر اطلاعات محرمانه ای در شکرت دارید که مجبور شوید هنگام برون سپاری در اختیار شرکت دیگری قرار دهید ، خطر فاش شدن اسرار محرمانه شما وجود خواهد داشت. به خصوص اگر شامل دارایی مشترک یا اطلاعات شرکت از جمله طرح محصولات و فرمولها و غیره باشد.
بنابراین باید شرکتی که قرار است با شما همکاری کند را به دقت ارزیابی کنید تا مطمئن شوید داده های شما را عمدا فاش نخواند کرد.
از آنجا که انگیزه اصلی شرکتی که با شما وارد همکاری می شود ، پول است و در قراردادی که میبندید قیمت را مشخص مینمایید ، تنها راه افزایش سود آن ها ، کاهش هزینه ها است. بنابراین احتمال این که برای سود بیشتر به دنبال کاهش کیفیت محصولات باشند وجود دارد.
از آنجا که در حال همکاری با یک شرکت دیگر برای به سرانجام رساندن کارتان هستید ، سرنوشت کار شما به توان مالی آن شرکت گره خورده است و احتمال ورشکستگی نیمه تمام ماندن کارتان وجود خواهد داشت.
گردآوری : بخش علمی بیتوته
